GGZ Friesland standaardiseert communicatie en krijgt tijd voor de creatieve acties!

“We hebben de vele ontwerpvragen gestandaardiseerd, waardoor we veel tijd besparen.” Aan het woord zijn de vormgevers van GGZ Friesland. Inge Postma en Marco Kuipers automatiseerden de communicatieprocessen met de Prindustry Brandportal. Ruim 160 medewerkers van 11 submerken loggen dagelijks in om drukwerk zelf aan te passen en meteen te bestellen.

Inge en Marco maken deel uit van het GGZ Friesland communicatieteam. Het communicatieteam kan tegenwoordig sneller antwoord geven op de vele communicatievragen, door drukwerk te standaardiseren in een eigen webshop. Inge verduidelijkt: “Als communicatieafdeling werden we altijd overspoeld met vragen vanuit alle locaties. Zo heeft iedereen voortdurend nieuwe visitekaartjes nodig. Elke keer kwamen ze daarvoor naar ons toe. Dat kostte veel tijd. Daarom zijn we gaandeweg gaan kijken hoe we zulke communicatievragen konden standaardiseren. We wilden één oplossing voor alle GGZ Friesland merken.”

“Zo kwamen we bij Prindustry terecht voor een Brandportal”, vervolgt collega Marco. “We gebruiken deze Brandportal als bestelportaal voor al het drukwerk voor alle verschillende gebruikers, met huisstijl templates per GGZ product en merk. Als je inlogt op het Brandportal staan er kant-en-klare producten klaar om per merk te bestellen. Dat betekent dat iedere medewerker niet eerst zelf alle drukwerkopties hoeft te selecteren, maar dat keuzes als de juiste papiersoort of het formaat zijn voorgeselecteerd. Zo is er altijd consistentie. Bij enkele producten worden de locatiegegevens automatisch ingevuld, zoals bij het briefpapier. Voor andere producten staan sjablonen klaar waarin enkele variabelen kunnen worden aangepast, zoals bij de visitekaartjes. De standaard opdrachten gaan door naar de eigen repro of extern naar een drukkerij.”

De Brandportal wordt gebruikt door ongeveer 160 gebruikers. “De Brandportal scheelt ons veel tijd en werk. We hoeven nu niet alles handmatig te doen. De templates zijn ideaal voor medewerkers om zelf aanpassingen te doen zonder dat de huisstijl verloren gaat.”

Author: Jolanda Van Drie